Jak software house odzyskał kontrolę nad projektami, gdy zespół z dnia na dzień przeszedł na pracę zdalną

Firma: software house z Wielkopolski, 11-osobowy zespół, tworzenie oprogramowania na zlecenie
Wyzwanie: nagłe przejście na pracę zdalną podczas pandemii i rozproszona komunikacja projektowa. W jednym z miesięcy wartość wystawionych faktur spadła o blisko 40%, mimo że zespół pracował więcej i wkładał w projekty znacznie więcej wysiłku.
Rozwiązanie: nano ERP jako jedno miejsce do zarządzania projektami, zadaniami, odpowiedzialnością i postępem prac.
Efekt: mniej błędów i zagubionych zadań, mniej telefonów i spotkań statusowych, szybszy przepływ informacji oraz pełny obraz sytuacji dla całego zespołu.

Przed pandemią wiele rzeczy załatwialiśmy po prostu w biurze.

Wystarczyło podejść do drugiej osoby i zapytać: Na jakim etapie jesteśmy? Kto teraz nad tym pracuje? Co nas blokuje? Kiedy możemy oddać projekt klientowi?

Nie mieliśmy wtedy poczucia, że jest w tym coś złego. Taki sposób komunikacji działał, bo wszyscy byliśmy obok siebie.

Problem pojawił się w momencie, kiedy z dnia na dzień cały zespół przeszedł na pracę zdalną.

Nagle informacje, które wcześniej wymienialiśmy przy biurku, zaczęły być rozproszone pomiędzy mailami, komunikatorami, telefonami i rozmowami online. Żeby dowiedzieć się, co rzeczywiście dzieje się w projekcie, czasami trzeba było skontaktować się z kilkoma osobami.

Coraz częściej pojawiały się pytania:

Kto się tym zajmuje?
Na jakim etapie jesteśmy?
Czy klient już dostał odpowiedź?
Kiedy możemy to skończyć?

Przy kilku równoległych projektach zaczęło się robić naprawdę trudno.

Zdarzało się, że dwie osoby pracowały nad podobnym tematem, bo nie wiedziały o swoich działaniach. Innym razem jakieś zadanie po prostu ginęło pomiędzy wiadomościami. Pojawiały się też błędy wynikające z tego, że ktoś pracował na starszych ustaleniach.

Najbardziej niepokoiło mnie jednak coś innego.

Mieliśmy wrażenie, że pracujemy coraz więcej, a wyniki tego nie pokazywały.

W jednym z miesięcy wartość wystawionych faktur spadła o blisko 40%, mimo że zespół wkładał w projekty więcej czasu i energii niż wcześniej.

To był dla mnie bardzo wyraźny sygnał, że problemem nie jest zaangażowanie ludzi. Problemem jest sposób, w jaki organizujemy ich pracę.

Nie chciałem dokładać kolejnego komunikatora czy kolejnego miejsca, które trzeba będzie dodatkowo sprawdzać.

Potrzebowaliśmy czegoś dokładnie odwrotnego - jednego miejsca, w którym każdy zobaczy ten sam aktualny obraz projektu.

Dlatego zaczęliśmy pracować w nano ERP.

Zebraliśmy tam projekty, zadania, osoby odpowiedzialne, terminy i statusy realizacji. Każdy członek zespołu mógł od razu zobaczyć, co ma do zrobienia, jakie są priorytety i na jakim etapie znajdują się pozostałe elementy projektu.

Dla mnie, jako osoby zarządzającej zespołem, najważniejsze było to, że przestałem rekonstruować sytuację z maili, wiadomości i rozmów.

Wystarczyło otworzyć projekt i zobaczyć, co faktycznie się w nim dzieje.

Bardzo szybko zauważyliśmy też, że system nie może działać, jeśli aktualizowanie danych staje się dla ludzi dodatkowym obowiązkiem.

Dlatego prostota miała ogromne znaczenie.

Dodanie zadania, przypisanie osoby czy zmiana statusu zajmowały chwilę, więc zespół rzeczywiście zaczął robić to podczas pracy, a nie „kiedy będzie czas”.

Dzięki temu dane były aktualne.

A bez aktualnych danych nawet najlepszy system do zarządzania projektami bardzo szybko staje się tylko kolejną tabelą, której nikt nie chce otwierać.

Dzisiaj każdy projekt ma jasno określone zadania, odpowiedzialność i aktualny status.

Jeśli chcę sprawdzić, na jakim etapie jest realizacja, nie muszę już dzwonić do pracownika ani pisać wiadomości z pytaniem o postęp.

Widzę to od razu.

Zespół również widzi, co powinno wydarzyć się dalej. Kiedy jedna osoba kończy swoją część pracy, kolejna może przejąć zadanie bez dodatkowego ustalania tego przez telefon czy komunikator.

Jeżeli coś blokuje projekt, również jest to widoczne.

Dzięki temu dużo łatwiej podejmujemy decyzje o priorytetach, terminach czy przenoszeniu zasobów pomiędzy projektami.

Nie zarządzamy już projektami na podstawie wrażenia. Zarządzamy tym, co faktycznie dzieje się w danej chwili.

Największą zmianą było ograniczenie błędów wynikających z komunikacji.

Kiedy cały zespół zaczął pracować na tych samych, aktualnych informacjach, zniknęła duża część pomyłek wynikających z nieaktualnych ustaleń, niedopowiedzeń czy zagubionych wiadomości.

Drugą bardzo wyraźną zmianą był odzyskany czas.

Mniej telefonów z pytaniem o status.
Mniej wiadomości z prośbą o przesłanie informacji.
Mniej spotkań organizowanych tylko po to, żeby ustalić, kto nad czym pracuje.
Mniej czasu poświęconego na uzgadnianie terminów spotkań.

Zamiast rozmawiać o tym, co powinniśmy zrobić, mogliśmy więcej czasu przeznaczyć na faktyczną realizację projektów.

Z czasem zobaczyliśmy też jeszcze jedną ważną zmianę.

Dzisiaj prowadzimy równolegle więcej projektów niż kilka lat temu, a ich skala i wartość są większe. Mimo tego łatwiej zachować nad nimi kontrolę.

To dla mnie najlepszy dowód, że nie chodziło wyłącznie o przejście na pracę zdalną.

Chodziło o stworzenie sposobu pracy, który pozwala firmie rosnąć bez proporcjonalnego zwiększania chaosu organizacyjnego.

„Dzięki nano ERP eliminujemy powtarzające się pomyłki. Jeżeli raz popełnimy błąd, łatwiej wyciągnąć z niego wnioski i nie powtarzać go po raz kolejny.”
- Maja, Project Manager

Przez długi czas wydawało mi się, że dobra komunikacja oznacza przede wszystkim częsty kontakt pomiędzy ludźmi.

Dzisiaj patrzę na to inaczej.

Dobra komunikacja zaczyna się wtedy, kiedy każdy ma dostęp do tej samej, aktualnej informacji i nie musi o nią za każdym razem pytać.

Dzięki temu praca zdalna przestała być dla nas ryzykiem dla jakości czy terminowości projektów.

Nano ERP daje zespołowi jeden, aktualny obraz sytuacji - niezależnie od tego, czy pracujecie z jednego biura, hybrydowo czy całkowicie zdalnie.

Widzisz projekty, zadania, odpowiedzialność i postęp realizacji w jednym miejscu, dzięki czemu mniej czasu tracicie na ustalanie statusów, a więcej możecie przeznaczyć na właściwą pracę.

Umów bezpłatne, 30-minutowe demo. Pokażemy Ci nano ERP na przykładach zbliżonych do realiów Twojej firmy.