Jak studio produkcyjne uruchamia nowy projekt jednym kliknięciem - z gotowym planem zadań

Firma:  studio produkcji wideo / agencja kreatywna, zespół 12 osób

Wyzwanie:  każdy nowy projekt rozpisywany ręcznie od zera, ryzyko pominięcia etapów, brak powtarzalnego standardu

Rozwiązanie:  typy projektów z predefiniowanymi etapami i zadaniami, które tworzą się automatycznie

Efekt:  start projektu w sekundy, powtarzalny standard realizacji, nic nie umyka

Studio realizuje powtarzalne typy zleceń - filmy wizerunkowe, relacje z eventów, produkcje reklamowe. Choć schemat pracy przy każdym z nich jest w gruncie rzeczy taki sam, przy zakładaniu nowego projektu ktoś za każdym razem rozpisywał te same etapy i te same zadania ręcznie. To pochłaniało czas jeszcze zanim ruszyła właściwa praca.

Problem nie kończył się na czasie. Przy natłoku zleceń łatwo było o niespójność - jeden projekt prowadzony inaczej niż drugi - albo o pominięcie kroku, który „przecież zawsze się robi”: akceptacji scenariusza, kopii zapasowej materiału, finalnego rozliczenia. Wiedza o tym, jak wygląda pełen proces, siedziała w głowach kilku doświadczonych osób, zamiast w systemie.

W Nano ERP studio zdefiniowało własne typy projektów, a do każdego przypisało powtarzalną strukturę etapów - Preprodukcja, Produkcja, Postprodukcja, Rozliczenie - z gotowym zestawem zadań w każdym z nich. Raz ustalony, sprawdzony przebieg realizacji został zapisany jako standard, z którego korzysta cały zespół.

Zakładając nowy projekt dla klienta, wybieramy jakiego typu zlecenie to jest. [po wybraniu rodzaju zlecenia/filmu system wie jakie zadania tutaj przypisać.] System automatycznie wprowadza zapisane wcześniej etapy, a w każdym z nich tworzy w kolejce komplet predefiniowanych zadań - w ustalonej kolejności i z przypisaniem odpowiedni osób. Zamiast pustej listy do wypełnienia, projekt startuje od razu z kompletnym planem pracy.

Od tego momentu zespół nie zastanawia się, „co powinno się teraz wydarzyć” - kolejne zadania czekają już w kolejce, a każdy widzi swój fragment realizacji w kontekście całego procesu. Standard pracy jest wpisany w system, a nie odtwarzany z pamięci przy każdym nowym zleceniu.

Najszybciej odczuwalną zmianą jest sam start projektu: to, co wcześniej wymagało ręcznego rozpisywania etapów i zadań, dziś zajmuje kilka sekund.

„Założenie projektu skróciło się z 2 godzin do kilku sekund”.

Druga korzyść to powtarzalny standard - każdy projekt danego typu przebiega tak samo, niezależnie od tego, kto go prowadzi, więc żaden etap nie zostaje pominięty (odporność na choroby, urlopy, działania losowe).

„Liczba pominiętych kroków spadła do 0 ponieważ, żaden etap nie zostaje pominięty, a system przypomina nam o nich na bieżąco”.

Trzecia, mniej oczywista, ale istotna: łatwiejsze wdrażanie nowych osób. Proces realizacji jest zaszyty w strukturze projektu, więc nowy członek zespołu od pierwszego dnia pracuje według firmowego standardu, zamiast uczyć się go metodą prób i błędów.

„Nano jest moim drogowskazem. Nie pomijamy żadnego kroku, a każdy etap produkcji jest zawsze dopięty w 100%.”

- Kacper, project manager

Jeśli realizujesz powtarzalne typy zleceń, nano ERP rozpisze je za Ciebie — od etapów po pojedyncze zadania - za każdym razem tak samo dobrze.
Umów bezpłatne demo - 30 minut, na przykładach z Twojej firmy.